Správa projektové dokumentace s Bentley ProjectWise

Tags: Bentley ProjectWise | HSI | PDM | PLM

Bentley ProjectWise je softwarový nástroj, který tvoří ucelené informační prostředí pro řízení a správu dokumentace a pracovních procesů s ní spjatých. Je vhodný jak pro správu jednoho lokálního týmu s několika členy, tak i pro geograficky rozdělené pracovní skupiny čítající několik desítek, nebo i stovek projektantů. Jednou z hlavních předností tohoto systému je jednoduchá správa projektů, kdy každý projektant má k dispozici pouze tu dokumentaci, ke které má práva a kterou k práci potřebuje. Nehrozí tedy zásah do práce kolegů, ať už s úmyslem nebo náhodou.

Mnoho firem řeší zastupitelnost svých zaměstnanců při různých okolnostech (dovolená, nemoc, odchod z firmy) a je pro ně důležité, zvláště při náhlé změně, jako je například zkrácení termínu, aby dokázali pružně reagovat. ProjectWise (PW) je v tomto ohledu velice přínosný, protože ke každému dokumentu zvlášť je přiřazené celé jeho workflow. Je zde možnost vytvoření šablon pro celý projekt, například při projektování staveb, šablony mohou být vytvořeny pro každý stupeň projektové dokumentace. To samo o sobě velice pomáhá normalizaci projektových dat a schopný projektant se ihned dokáže orientovat v projektové dokumentaci zpracovávané kolegou. Zastoupení chybějícího projektanta je tedy pouze otázkou přidělení práv.

Další z výhod je možnost vyhledávání, kdy projektanti mohou aktivně prohledávat pomocí metadatové struktury. Je možné vytvořit tabulku zastupující výkresovou rozpisku, která je připojena k dokumentu a funguje i po ukončení projektu a odeslání do archívu. Tyto tabulky plněné metadaty (popisy daného dokumentu) jsou jedním z hlavních stavebních kamenů prostředí PW. Každý dokument má svoji tabulku, která se může automaticky vyplnit z dat o projektu. Dalším plusem je, že právě v případě výkresu se může tato tabulka propojit s rozpiskou v těle výkresu. Proto se nemusíte bát, že přibyde administrace, o tu se postará PW.

Sledování a správa změn

Zpracování projektové dokumentace je velmi komplexní a dynamický proces. Proto dalším velmi podstatným přínosem ProjectWisu je sledování změn a následná notifikace o změně, která je rozeslána zainteresovaným projektantům. PW hlídá každý dokument a zapisuje si, kdo, kdy a co konkrétně s dokumentem provedl. Prostředí PW tak poskytuje hlavním inženýrům projektu jednoduchou a efektivní správu projektu, užitečné hlídání referenčních výkresů a díky nastavitelným notifikacím se „HIPové“ ihned dozvědí o změnách, které jejich projektanti provedli. Vedoucí pracovníci tak mají k dispozici neustále aktuální přehled o stavu rozpracovanosti jednotlivých objektů a možnost průběžné i finální kontroly projektové dokumentace před její kompletací. Možnost sledování změn rovněž významně ulehčuje připomínkové řízení a finalizaci projektu.

Přívětivé uživatelské prostředí

Uživatelské prostředí se velice blíží základnímu průzkumníkovi ve Windows a díky tomu se nemusí uživatelé obávat toho, že se budou muset přizpůsobovat novému prostředí. Netvrdím, že je stejné, jako když pracujete na lokálním disku přes základní Windows Explorer, nicméně při dostatečném proškolení, které bude podpořeno pracovními workshopy například už na konkrétních zakázkách, by práci přes ProjectWise měl zvládnout průměrný uživatel PC během několika dnů. Manuál pro uživatele je velice krátký a pro administrátory projektů je v rozsahu jednodenního školení.

Webový přístup k dokumentům

Musím zmínit ještě jeden důležitý přínos. Projekční společnosti zaměstnávají mnoho externistů nebo projektantů s home office. PW pomocí web serveru dává možnost aktivně pracovat na projektu, bez nutnosti kopírování souborů na flash drive, odesílání dokumentace přes mail nebo úschovnu, či zřizování FTP serveru. Projektant si jednoduše spustí internetový prohlížeč, zadá adresu web serveru a pod svým jménem se přihlásí přímo do již známého prostředí PW.

Lepší spolupráce nad jedním úložištěm a snížení administrativy

Brzy po zavedeni uživatele zaznamenávají pozitivní přínos jak při samotné práci, tak hlavně při kooperaci s dalšími lidmi, se kterými pracují na projektu. Mnoho projekčních firem ma vice geograficky rozdělených poboček (projekčních nebo profesních středisek). PW zajišťuje přístup k jednomu centralizovanému úložišti dat, a tato funkce zajistí práci s jednou platnou verzí dokumentu pro všechny. PW pomáhá v řízeni pracovních procesů, kontroluje práci, a pokud je spravně nastaven, dokaže zautomatizovat nebo alespoň výrazně zefektivnit podstatnou část administrativy.

Jako příklad společnosti, která používá PW, mohu uvést SUDOP Praha, a. s., která s PW pracuje už přes deset let a díky němu efektivně řídí své projekty.

Hlavní výhody projektového řízení s Bentley ProjectWise

• Řízení pracovních postupů (workflow)
• Uživatelem definované fáze průběhu projektu (workflow)
• Řízení přístupových práv uživatelů v závislosti na fázi projektu
• Možnost nastavení šablon určujících strukturu uložení projektové dokumentace
• Automatické upozornění na provedené akce v rámci spravovaných projektů
• Automatické vytváření a distribuce dokumentů v definovaných klíčových fázích procesů
• Synchronizace s uživatelskou doménou Windows
• Možnost tvorby protokolů o všech akcích s dokumenty a složkami
• Možnost grafického zobrazení změn mezi verzemi grafických dat
• Efektivní a snadné vyhledávání v projektové dokumentaci

Autor pracuje jako projektový manažer a konzultant ve společnosti HSI, spol. s r. o., která je členem skupiny Unicorn Systems.