Integrace informačních systémů – krok ke zvýšení efektivnosti

V poslední době se velmi často setkávám se zákazníky, jejichž cílem je rozšířit aktuální funkčnost stávajících (ve společnosti využívaných) informačních systémů. Těmito systémy nejčastěji bývají ekonomický (účetní systém), systém pro řízení výroby, skladové systémy, případně jiné, specializované systémy. Nejčastějším cílem je dát přesně definované „profesní“ skupině uživatelů do rukou nástroj, který v maximální možné míře zvýší efektivitu jimi vykonávaných činností.

• data se budou ve firmě zadávat pouze jednou
• jednotliví uživatelé (profesní skupiny) budou pracovat v „jim vyhovujícím“ prostředí
• bude možné využití historických dat
• případná komunikace mezi více systémy bude nezávislá na uživateli
• komunikace bude fungovat „on-line“

V praxi jsem se setkal s případem, kdy se management velké zahraniční společnosti rozhodl vyměnit aktuální informační systém. Bohužel, skupině konstruktérů a technologů funkčnost oblasti, v níž měli pracovat právě oni, ne moc vyhovovala. Naopak, jejich práci by jim výrazně ztěžovala, což by vedlo ke snížení jejich výkonnosti a tím ke snížení výkonnosti celého procesu. Proto jsme byli spolu s jinými dodavateli osloveni s požadavkem zpracovat návrh řešení, jak tento problém vyřešit. Faktem totiž bylo, že zvolený informační systém plně pokrýval požadavky ostatních uživatelů, proto nepřicházela do úvahy myšlenka vybrat jiný komplexní informační systém. Na základě analýzy stavu a analýzy potřeb uživatelů jsme zpracovali nabídku na integraci řešení IS SOVA (části pro zpracování předvýrobních etap) s implementovaným informačním systémem.

Ano, integrace je to zázračné slovo. Právě vhodně zvolená integrace více systémů dokáže zvýšit efektivitu celého vašeho procesu. Dokáže odstranit nutnost opakovaného zadávání dat, dokáže odstranit nutnost práce uživatele ve více systémech – v konečném důsledku z více používaných systémů dokáže vytvořit jeden komplexní informační systém.

Integraci informačních systémů je možné realizovat ve třech rovinách:

• na datové úrovni – tzn. vytvoří se jednotná databáze údajů, nad kterou pracují všechny systémy
• na aplikační úrovni – tzn. vytvoří se integrační platforma, na níž systémy dokážou spolupracovat například prostřednictvím výměny zpráv, případně umožněním využívání vlastních služeb externím systémům
• na uživatelské úrovni – tzn. vytvoří se jednotné uživatelské rozhraní, které umožní uživateli z jednoho rozhraní pracovat ve více systémech najednou (ideální stav je, pokud uživatel ani neví, že pracuje ve více systémech)

Každý z uvedených způsobů integrace má své přednosti i nedostatky. Proto se velmi často využívá kombinace několika přístupů. Velmi ideální volbou je integrace na aplikační úrovni. Právě tento způsob integrace umožňuje v případě, že integrované systémy mají k dispozici kvalitní API rozhraní, zpracovat integraci s minimálními náklady (v ideálním případě i bez účasti třetí strany).

Integrace PDM IS SOVA se systémem SAP R/3

Abych se však vrátil k výše popsanému případu z praxe. Na základě nabídky a přijatého řešení bylo zpracováno propojení systému SAP a systému IS SOVA (části pro zpracování předvýrobních etap). Dodané řešení dalo útvaru předvýrobních etap možnost pracovat v intuitivním (vyhovujícím) prostředí, umožnilo využívat integraci s podnikovým CAD řešením. Nejvýznamnějším přínosem však bylo, že propojení zajistilo automatický přenos potřebných dat výrobků ze systému SOVA do systému SAP. Na základě přenesených dat se následně realizují všechny ostatní činnosti hlavního procesu společnosti (nákup, výroba…).

Zkusme si před závěrem ještě jednou shrnout hlavní přínosy, které integrace systémů našim zákazníkům přinesla:

1. uživatelé jednotlivých profesí pracují v jim vyhovujícím prostředí (zavedení nových informačních systémů nemělo negativní vliv na efektivitu práce)
2. komunikace mezi systémy je nezávislá na uživatelích (automatická, běžící on-line po splnění definovaných parametrů)
3. k propojení IS SOVA – ABRA Gx nebyla nutná spolupráce třetí strany, tedy náklady na integraci byly minimální
4. během implementace integrace byla využita stávající historická data
5. spojením systémů vznikl komplexní informační systém společnosti

Cílem tohoto příspěvku bylo poukázat na možnosti, které i aktuálně máte ve svých rukou. V případě, že potřebujete ve vaší společnosti řešit určitou část procesu, zkuste se nejprve zamyslet, zda by právě integrace aktuálně používaných systémů nebyla možným (ideálním) řešením. V případě, že hledáte nové řešení pro určitou část vašeho procesu, zkuste se zamyslet nad tím, zda nové řešení není možné efektivně integrovat s aktuálně používaným informačním systémem předtím, než se rozhodnete vyměnit celý informační systém.

Autor pracuje v akciové společnosti SOVA Digital.