Qcontrol

mocný nástroj pro řízení a správu tiskových úloh
Nástroje pro řízení tiskových zakázek a jejich sledování, moderně označované jako Document Work Flow, jsou tak staré, jako sám digitální tisk. Již od prvních okamžiků bylo snahou vývojářů usnadnit uživatelům zadávání a správu tisků. Od jednoduchých aplikací či programů až po mocné systémy předpokládající rozsáhlou integraci do datového prostředí klienta. Dnes je na trhu velmi rozsáhlá nabídka takových produktů, je ovšem poměrně složité se ve všech orientovat a ne každý systém vyhovuje požadavkům uživatele. Důvodem může být složitost, dlouhodobá či složitá implementace, omezené možnosti nebo cena. Společnost Xerox doplňuje rozsáhlé portfolio aplikací na platformě FreeFlow další skupinou DocuWide a pod označením Qseries přináší na trh dvě významné aplikace: Xerox Qcontrol a Qindexer.

Pro uvedení do tématu je vhodné se zmínit o několika základních způsobech zadávání tiskové úlohy uživatelem, a to bez ohledu na to, zda se jedná o standardní kancelářský dokument, výkresovou dokumentaci, velkoformátový tisk plánu nebo barevný mapový list. V zásadě lze systém předání rozdělit do následujících skupin:

• zadání tisku přes Windows ovladač (GDI rozhraní)
• zadání tisku přes rozhraní Autodesk HDI (ADI) driver z AutoCADu
• přímé zaslání tiskových dat na tiskárnu pomocí aplikace
• přímé zaslání tiskových dat na tiskárnu pomocí web rozhraní

Výše uvedené způsoby se mohou více či méně prolínat dle hardwaru a možností tiskárny. Co ale mají všechny metody společné, je to, že je třeba před odesláním otevřít požadovaný soubor aplikací, ve které byl vytvořen, dále v menu tisku zadat veškeré parametry a odeslat. Pokud tiskové zařízení akceptuje některý z datových formátů přímo, lze datový soubor odeslat bez jeho otevření. Takový způsob předpokládá, že tiskárna nebo plotr dokáže datový soubor zpracovat v interní řídící jednotce. Metoda je obvyklá při odesílání dat formátu PDF nebo EPS do tiskáren vybavených PostScript překladačem, nebo datových formátů HP-GL, HP-GL/2, PLT a dalších při tisku velkoformátových souborů na plotry. Soubor se odesílá tiskovým klientem umožňujícím definování parametrů tisku, nebo přes web (v případě, že zařízení disponuje web rozhraním). Výhodou tohoto způsobu je rychlost, kvalita a možnost dávkového tisku, nevýhodou se může zdát nemožnost náhledu na tisková data. Jediným společným jmenovatelem jakéhokoli výše uvedeného způsobu zadání tisku je, že uživatel musí dokument odeslat na konkrétní výstupní zařízení. Předpokladem také je, že má všechny potřebné tiskárny nainstalovány nebo má na ně přístup. Je třeba mít neustále na paměti, že dopis je třeba tisknout na malé černobílé tiskárně, výkres je třeba odeslat na plotr, barevnou prezentaci a grafy na obyčejnou barevnou tiskárnu, fotografie z dovolené na tu lepší, fotorealistickou. Co nám přináší nasazení Qcontrol?

Qcontrol: tisky již nedefinujete, tisky předáváte

Systém Xerox Qcontrol přináší zásadní zlom ve způsobu zadávání i následného řízení tiskových zakázek. Zásadní rozdíl je skutečně v tom, že tisk prostě systému pouze předáte a nezabýváte se množstvím složitých a zdlouhavých definicí. Qseries produkty ovšem sahají ve správě dokumentů mnohem dále a hlouběji. Implementací získá uživatel nejen skutečně maximálně flexibilní prostředí s automatickým řízením a kontrolou, ale získá mnoho dalších možností a výhod. Mnoho zákazníků se domnívá, že takové řešení je určeno výlučně pro velké společnosti s mnoha tiskárnami nebo pro firmy, kde je požadavek na řízení a sledování dokumentů. Xerox Qcontrol je svými možnostmi i funkcemi právě produktem bez problémů a smysluplně použitelným třeba pouze pro jedno jediné tiskové zařízení. Na druhé straně dokáže zvládnout i velké množství libovolných tiskáren, ať už se jedná o kancelářské A4/A3 černobílá či barevná zařízení, velkoformátové monochromatické LED plotry nebo barevné velkoformátové tiskárny libovolného výrobce. Po nadefinování požadovaných parametrů, které lze skládat do nekonečných matic různých konfigurací, vám Xerox Qcontrol přinese zjednodušení celého procesu, zvýší významným způsobem produktivitu a přinese také lepší orientaci i možnosti tiskových úloh. Kromě mnoha dalších funkcí je zajištěno:

• bezobslužná správa tiskových zařízení
• možnost řízení tiskových zakázek a front (automaticky nebo obsluhou)
• provádět náhledy tiskových zakázek i v nezobrazitelných formátech
• definovat routing (přesměrování) úloh dle požadavků či vytížení
• redukovat náklady správným řízením a nastavením tisků
• integrovat tiskové úlohy z různých prostředí lokálních i externích zdrojů
• podpora pro tisk z různých platforem (PC, Mac, UNIX, IBM)
• provádět elektronickou distribuci tiskových dokumentů a jejich rozesílání

V tomto krátkém představení není možné vyjmenovat veškeré možnosti a přínosy při nasazení, neboť je lze libovolně a bez omezení definovat přímo uživatelem dle potřeb.

Qcontrol: přebírám řízení

Hlavní rozdíl po nasazení Xerox Qcontrol spočívá ve způsobu řízení tiskových úloh. Pro uživatele se zadání tisku stává jednodušší a rychlejší. Stávající způsob přitom nemusí být změněn a lze jej nadále využívat. Systém registruje a řídí veškeré tiskové úlohy. Podpora „drag and drop“, tedy metoda pouhého přetažení myší jednoho či více souborů určených k tisku, minimalizuje čas. Tímto způsobem lze najednou do tiskové fronty přetáhnout libovolný mix různých datových souborů, různých velikostí i provedení. Systém si automaticky zakázku roztřídí a nasměruje na vhodné zařízení. Definice je možné libovolně upravovat, měnit či přidávat. Výsledkem může být, že z celé dávky se A4 dokumenty vytisknou na stolní tiskárně, barevná mapa A0 je přesměrována na barevný velkoformátový plotr a stavební plány na černobílý LED velkoformát. Pokud se takový systém rozhodne používat firma provozující komerční tisk, lze definovat i vytěžování jednotlivých pracovišť. V případě, že systém Qcontrol detekuje překročení požadovaného času na zhotovení, což může být způsobeno velkou tiskovou zakázkou na daném zařízení, automaticky provede přesměrování na další dostupnou tiskárnu. Unikátní je také možnost používat tzv. „Hot Folders“, kam se soubory určené k tisku buď nakopírují, nebo může být tento prostor definován jako síťové sdílené úložiště, do kterého projektanti směrují své tiskové výstupy.

Unikátní vlastností systému je, že lze tisk nasměrovat do elektronického výstupu a podle nastavených podmínek distribuovat automaticky výsledný projekt elektronicky. Systém vygeneruje datový soubor a přes SMTP server provede jeho odeslání na e-mail.

Qcontrol: a kdo mě řídí?

Xerox Qcontrol nevyžaduje vyhrazený server a lze jej provozovat jako součást některé ze stávajících PC stanic. Požadavky na hardware by měly splňovat základní požadavky na provoz operačního systému. Protože je možné si držet i kompletní historii tiskových zakázek, je v takovém případě doporučen dostatečný diskový prostor. Xerox Qcontrol vyžaduje prostředí nejméně Windows 2000, nebo lépe Windows XP. V základní verzi podporuje pouze tiskárny na platformě Xerox FreeFlow, verze Pro není omezena typem tiskárny a lze ji aplikovat na jakoukoli tiskárnu instalovanou do systému Windows. Počet tiskáren není nijak limitován. Definovat lze také neomezený počet tiskových front, každé z nich přiřadit rozdílné parametry a řídit je zcela nezávisle. Systém lze provozovat v plně automatickém režimu nebo v procesu řízeném obsluhou či operátorem. V takovém případě lze navíc přiřazovat jednotlivým zakázkám priority, vytvářet nové zakázky, ukládat je, realizovat opakování libovolného tisku z historie a především nahlížet tisková data v jakémkoli formátu. Nespornou výhodou je rychlé prohlížení technických formátů HP-GL, HP-GL/2, PLT, PDF, ale i nativních dat typu DGN, DWG, DXF a dalších. Jednotlivé tiskárny lze sdružovat do skupin s libovolným pojmenováním. Zmíněné Hot Folders mohou být lokální (sdílené síťové složky), nebo skutečné síťové pracující s protokolem TCP/IP na portu 2000. Jednotlivé fronty nebo zařízení lze pozastavovat. V případě elektronické distribuce s výstupem na e-mail systém sám generuje formulář a vkládá odesílatele, jednoho či více adresátů pro odeslání a odeslání v kopii včetně subjektu e-mailu a textu v těle e-mailu.

Skupina produktů Qseries neposkytuje pouze správu výstupu dokumentů pomocí Qcontrol, ale dokáže řídit i data na vstupu, tedy skenování. O produkční řízení skenovaných úloh včetně jejich náhledu, zpracování, úprav a definované indexace pro následné založení do digitálního archívu se stará aplikace Xerox QIndexer. Ale o tom až v příštím pokračování.

Produkty Xerox Qseries jsou na českém a slovenském trhu uváděny v měsíci říjnu a podrobnosti lze získat i na zastoupení Xeroxu nebo v síti certifikovaných partnerů v České i Slovenské republice. Cena základní instalace serveru Qcontrol se dle požadované konfigurace a verze pohybuje v rozmezí od 20 000 do 80 000 Kč za provedení verze Pro s plnou podporou bez omezení, což je cena s přihlédnutím na možnosti systému akceptovatelná. Poměrně výhodně lze licence rozšířit síťovou verzí pro více uživatelů, za 5 dalších licencí si připlatíte už pouze okolo 10 000 Kč. Licencemi není limitován počet síťových uživatelů na síti, kteří mohou na systému Qcontrol tisknout. Zde je počet bez omezení.