Informační systém pro podporu Facility Managementu

Správa majetku, dlouhodobé snižování provozních nákladů, efektivní získávání informací pro podporu řízení provozu nebo plánování a alokace zdrojů pro plnění podpůrných procesů. To jsou úkoly, s nimiž se správci majetku setkávají ve své každodenní profesi. Tyto a mnohé další činnosti mají jeden společný cíl – podpořit hlavní podnikání firmy zefektivněním vedlejších procesů, které hrají taktéž významnou roli v životě subjektu. Pro tyto účely se vyčleňuje samostatný obor facility management, zahrnující mimo jiné požadavky na informační a komunikační systémy. V následujícím textu si přiblížíme klíčové oblasti IS, jejichž úlohou je pokrytí, optimalizace a částečná automatizace vedlejších činností podniku. Pro tento účel uvedeme příklad úspěšné implementace takového systému pro Veletrhy Brno a.s.

Cíle a prostředky Facility managementu

Ještě předtím, než si představíme uvedené řešení, podívejme se na koncepce systémů pro podporu facility managementu. Požadavky na funkčnost systému jsou přímo závislé na typu subjektu zamýšlejícího zefektivnění podpůrných procesů. Mohou jimi být administrativní centra, obchodní řetězce, průmyslové areály, výrobní podniky, realitní kanceláře, obce a města nebo univerzity či nemocnice. Z tohoto výčtu je zřejmé, že co typ subjektu, to jiný pohled a požadavek na takový systém.
Jedno mají ale společné. Facility manažeři po celém světě považují za hlavní „business“ cíl zlepšit využití stávajících prostor a jejich obsazenost, prokazatelně snížit provozní náklady a tím přispět k hlavnímu předmětu podnikání, vyhodnocovat kvalitu služeb pomocí KPI a v neposlední řadě vnést pořádek či pochopení komplexních vztahů mezi majetkem a subjekty operujícími uvnitř objektu. Samotný systém však tyto požadavky neplní, což bývá chybná počáteční představa při výběru systému. Hlavním a nezbytným předpokladem zavedení takového systému je nejprve správné nastavení vnitřních procesů ve firmě, které lze na této „správné frekvenci“ automatizovat a podpořit informačními technologiemi. Na to je potřeba brát zřetel při výběru a zavádění IS pro podporu procesů facility managementu.

Podle typu subjektu můžeme podpořit vedlejší procesy softwarovými moduly, spadajícími do kategorie:

• Facility management (správa majetku či nájmů, správa prostor)
• Provoz a údržba (pracovní příkazy, opravy, preventivní a plánovaná údržba, help desk)
• Infrastruktura (stěhování, movitý majetek, sítě a kabeláže, technologie)

• správa budov, vybavení a zařízení
• správa prostor (space management)
• správa infrastruktury (inženýrské sítě, telekomunikace, ICT)
• správa nájemních vztahů a vztahů s dalšími subjekty
• správa inventarizací movitého majetku

1. aktuální a správné informace o všech oblastech podniku, u nichž potřebujeme plánovat jejich aktivity a vlastnosti (například opravy požadavek na opravu klimatizace, preventivní údržba servis vzduchotechniky a klimatizace, nájmy výměra pronajatých prostor, využití prostor plán využití místností, záruky včasné upozornění na vypršení záruky a podobně).
2. sběr požadavků uživatelů nemovitosti (základ požadavkového systému).

Šíře požadavků na ICT pro oblast FM může být různá napříč výše zmíněnými kategoriemi. U velkých majetkových celků bývá implementován větší rozsah modulů včetně integrace s CAD a GIS systémy, které nabízejí provázanost dat na skutečný prostor s vizuální reprezentací (aktivních) objektů. Řešení by mělo umožňovat vícestupňovou implementaci, tedy v první fázi bez grafických vrstev, a pokud si to klient přeje, podpořit tyto procesy grafickým ovládáním prostoru (hladin místností, infrastruktury včetně nábytku, personálního obsazení prostor a podobně). Takový přístup je pak rychlejším a komfortnějším prostředkem získávání informací.

Další výhodou grafického zpracování dat je, že zúčastněné a oprávněné strany procesů FM (zásahové skupiny, údržbáři) mohou navíc vzdáleně nahlížet do aktuální výkresové dokumentace, aniž by museli provést fyzickou kontrolu na místě. To však odráží již zmíněný požadavek aktuálnosti a správnosti dat.

Důvodem k nasazení takového systému je také nebezpečí, že infrastruktura objektu je zpracovávána jednou osobou (zpravidla hlavním technikem či údržbářem) a veškeré znalosti se tak soustřeďují do kriticky úzké oblasti. Řešením této slabiny je využití kdykoli přístupné, objektivní a aktuální online výkresové dokumentace, jejímž základem se stává pasportizace.

Podpora Facility Managementu v areálu Veletrhy Brno

• TEM (Technická evidence majetku) – tvořící datové a aplikační jádro celého systému. Tento modul identifikuje jednotlivé majetkoprávní vztahy a dává je do vztahu s technickou evidencí v rámci spravovaného areálu. Tam, kde je to třeba, jsou data propojená s ekonomickým systémem (například provázanost na fakturaci odběrů médií z jednotlivých přípojných míst inženýrských sítí a jejich propojení na stávající technologickou síť)
• DM (Document Management) – modul pro správu dokumentů zajišťující vazbu jak na technickou evidenci majetku, tak modul správy událostí. Umožňuje propojit grafická i negrafická data s libovolným počtem dokumentů. Uživatel tak má u vybraných prvků mapy ihned k dispozici texty smluv, videodokumentaci, fotografie, formuláře, statistiky nebo projektovou dokumentaci. Systém obsahuje přes 4500 dokumentů včetně havarijních plánů.
• IM (Incident Management) – modul umožňující provázání majetkových dat s vnitřními procesy uvnitř společnosti v rámci správy a údržby majetku. Dovoluje efektivně sledovat aktuální stav činností v reálném čase (opravy, plánované revize, havárie) a je také určen pro správu pracovních výkonů a příkazů. Tímto modulem lze přehledně sledovat tok v rámci procesu plnění pracovních aktivit a je možné jej použít také pro případ pohotovostní a poruchové služby. V tomto případě je identifikace a odstranění poruchy sledováno z hlediska časového i nákladového. Modul IM řeší plný procesní management počínaje nahlášením poruchy až po její finální odstranění, čímž má provozní oddělení přehled nad aktuálním stavem majetku lokalizovaného přímo v mapě.
• Veškerá práce uživatele je postavená na webovém grafickém rozhraní, kdy uživatel pracuje s aktivními vrstvami sledovaných oblastí přímo v mapě. Tím je usnadněna práce s technickou infrastrukturou (inženýrské sítě) nebo s úlohami space managementu.

• Autodesk MapGuide – mapový aplikační server určený pro kompletní pokrytí pracovního procesu správy, distribuce a vizualizace GIS dat v prostředí Internetu a intranetu.
• AutoCAD Map 3D – desktop aplikace využívaná pro tvorbu a přípravu map, půdorysů, aktualizaci výkresů s vrstvami technologií a sítí areálu či editaci map. Tento software je postaven na objektové technologii AutoCAD a integruje v sobě výkonné CAD a GIS nástroje, čímž odpadá nutnost konverze dat
• Microsoft SQL Server – databázový server pro uchování textových dat. Primární propojení záznamů v databázových tabulkách a grafických objektů je zprostředkováno pomocí funkcí AutoCAD Map 3D.
• SiteNet jako objektově orientovaná nadstavba AutoCAD Map 3D pro tvorbu GIS projektu. Je určena pro tvorbu dat a řízení struktury informací v projektu celého informačního systému.

• Systém uchovává přesnou evidenci majetku (budovy, plochy, technologická zařízení)
• Zlepšilo se využití a plánování prostor
• Snížily se náklady na provoz, údržbu i lidské zdroje
• Zkrátila se doba oprav
• Vizualizace údajů představuje vyšší srozumitelnost
• Přistupuje se k aktuálním informacím v centrální databázi, všichni mají stejná data v detailu podle úrovně svých oprávnění
• Procesy jsou řízeny v integrovaném systému, kde každý pracovník zodpovídá za přesně definované úkoly, dohledový pracovník se kdykoli dozví, v jaké fázi je proces opravy, údržby, výstavby a podobně.
• Řešení si vystačí se minimálním hardwarovým vybavením klientských stanic (internetový prohlížeč).

Závěr